KI-Automatisierung für KMU in Ostbelgien
Wir automatisieren wiederkehrende Büroarbeit mit KI — E-Mails, Angebote, Termine, Belege. Gebaut und dauerhaft betreut von jemandem, der hier wohnt: Rivermatic sitzt in Walhorn, zwischen Eupen und Aachen.
Kein Vertrag im Erstgespräch. Wir sagen auch, wenn sich Automatisierung bei euch nicht lohnt.
Was KI-Automatisierung im Betrieb tatsächlich heißt
Kein Roboter, der alles macht. Sondern ein Ablauf, der ohne euch startet und euch nur vorlegt, was eine Entscheidung braucht.
Ein Auslöser
Eine E-Mail, ein Formular, ein Foto einer Rechnung — ab hier läuft es von allein.
Lesen und einordnen
Die KI liest den Text wie ein Mensch und erkennt, worum es geht — je nach Automatisierung das Anliegen, einen Termin, eine Menge oder einen Betrag.
Eintragen und antworten
Der Vorgang landet im Kalender, in der Buchhaltung oder in der Angebotsvorlage. Der Kunde bekommt eure freigegebene Antwort.
Im Zweifel zu euch
Ist sich das System nicht sicher, entscheidet ein Mensch. Lieber eine Rückfrage zu viel als eine falsche Antwort.
Welche Abläufe sich lohnen — und welche nicht
Enttäuschungen entstehen, wenn das Falsche automatisiert wird. Das lässt sich vorher klären.
Es wiederholt sich
Derselbe Ablauf mehrmals pro Woche, nach Regeln, die sich aussprechen lassen: Anfragen sortieren, Angebote bauen, Termine abstimmen, Belege abtippen.
Jeder Fall ist anders
Verhandlungen, Entscheidungen nach Gefühl, Einzelfälle zweimal im Jahr. Was selten passiert, kostet in der Einrichtung mehr, als es spart.
Lieber durchrechnen als schätzen? Der Rechner fragt nach Menge und Zeit pro Vorgang.
Zum RechnerAngepasst statt neu entwickelt
Jede ist gebaut und mit Testfällen geprüft. Bei euch wird sie angepasst, nicht neu entwickelt — deshalb läuft ein erstes System in Wochen, nicht in Monaten.
Anfragen-Triage
Sortiert E-Mails und Formulare nach Anliegen, beantwortet Standardfälle mit euren Vorlagen und legt den Rest der richtigen Person vor.
Auftragserfassung
Liest Aufträge aus formlosen E-Mails und legt sie ausgefüllt zur Freigabe vor.
Angebote und Dokumente
Erstellt Angebote, Verträge und Berichte aus euren Vorlagen und Daten.
Terminbuchung
Kunden buchen selbst in freie Zeiten, mit Fahrtzeit, Puffer und Erinnerung.
Status-Updates
Kunden erfahren automatisch, wo ihr Auftrag steht — bevor sie anrufen.
Belegverarbeitung
Liest Rechnungen aus Foto oder PDF, prüft Betrag und Datum, erkennt Doppelte und übergibt an die Buchhaltung.
Wissens-Assistent
Beantwortet Fragen aus Handbüchern und Preislisten — mit Quellenangabe.
Drei Posten, und ihr kennt sie vorher
Keine Tagessätze. Was ihr zahlt, steht vor dem Start fest. Alle Preise zzgl. MwSt.
30 Minuten, unverbindlich
Kostenlos. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung bei euch lohnt.
Die erste Automatisierung
Einmalig, fester Umfang: ein Auslöser, eine Aktion, mit euren echten Daten getestet. Bei älterer Software gibt es vorher ein eigenes Angebot.
Danach bleibt jemand zuständig
Betrieb, Überwachung, Störungsbehebung, kleine Anpassungen bis etwa 30 Minuten, monatlicher Check-in. Make- und KI-Kosten sind für die vereinbarte Menge enthalten. Keine Mindestlaufzeit, kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende.
Bei größeren Fällen gibt es vorher den bezahlten Automatisierungs-Check: Ihr bekommt schriftlich, was sich automatisieren lässt, was zuerst dran ist und wovon wir abraten. Der Bericht gehört euch, der Preis wird aufs erste Projekt angerechnet. Alle Preise ansehen
Wo eure Daten liegen, entscheidet ihr vorher
DSGVO ist für uns eine Bauentscheidung. Sie fällt vor dem Bau und steht im Angebot.
Rein lokal bei euch im Haus
Die Automatisierung läuft auf einem kleinen Rechner in eurem Betrieb, keine Daten verlassen das Haus. Empfohlen für Personalakten, Mandantenunterlagen, Gesundheitsdaten.
Nicht jede Automatisierung gibt es schon lokal — welche, sagen wir vor dem Angebot.
In der Cloud
Schneller eingerichtet und leistungsfähiger. Make läuft in der EU; die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA), abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. Für jeden beteiligten Dienst gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
So läuft ein Projekt in Ostbelgien ab
Erstgespräch, 30 Minuten
Per Telefon, Video oder bei euch vor Ort. Danach wisst ihr, ob sich etwas lohnt.
Ein Blick in euren Ablauf
Der eine Ablauf, der zuerst dran ist: wer macht was, womit, wie oft — und welche Programme sich anbinden lassen.
Aufbau und gemeinsamer Test
Gebaut mit euren echten Daten und gemeinsam getestet. Bei Standardsystemen rechnen wir mit vier bis sechs Wochen.
Betrieb, Überwachung, nächster Schritt
Ab hier läuft es, und wir bleiben zuständig. Jede weitere Automatisierung ist ein eigenes Angebot.
Kurze Wege, eine Sprache, ein Ansprechpartner
Ostbelgien ist klein: neun Gemeinden, überwiegend kleine Betriebe. Genau deshalb arbeiten wir so, wie wir arbeiten.
Deutsch, nicht übersetzt
Gespräche und Betreuung laufen auf Deutsch, schriftlich auch auf Englisch. Französisch bieten wir nicht an.
Vor Ort heißt vor Ort
Rivermatic sitzt in Walhorn, zwischen Eupen und Aachen. Wenn ein Termin bei euch nötig ist, kommen wir hin.
Eine Person, kein Vertrieb
Wer das System baut, betreut es auch. Keine Ticket-Warteschlange, keine wechselnden Berater, kein „da muss ich rückfragen“.
Rivermatic ist das Einzelunternehmen von Luc Vervloet in Walhorn (Gemeinde Lontzen). Wir arbeiten für Betriebe in Eupen, Kelmis, Lontzen, Raeren, Amel, Büllingen, Bütgenbach, Burg-Reuland und Sankt Vith, dazu in der Region Aachen und für deutschsprachige Betriebe in Luxemburg.
Was Betriebe aus der Region vorher fragen
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Aufbau der ersten Automatisierung beginnt bei 1.500 € einmalig, bei älterer oder individueller Software liegt er darüber. Danach kostet die laufende Betreuung ab 350 € im Monat.
Die konkrete Zahl für euren Fall steht im Angebot, bevor gebaut wird. Alle Preise zzgl. MwSt., keine Mindestlaufzeit.
Nein. Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern wie oft sich ein Ablauf wiederholt. Drei Leute, die jede Woche dreißig Anfragen von Hand sortieren, gewinnen mehr als zwanzig, bei denen jeder Vorgang anders ist.
Lohnt es sich bei euch nicht, sagen wir das im Erstgespräch.
In der Regel nicht. Wir bauen um eure bestehenden Programme herum: E-Mail, Kalender, Buchhaltung, Branchensoftware. Lässt sich ein Programm nicht direkt anbinden, gibt es meist einen Weg über Dateien, E-Mail oder Export.
Was bei euch geht, prüfen wir vor dem Angebot, nicht danach. Im Selbsttest könnt ihr eure Programme vorab eintragen.
Ihr entscheidet vorher zwischen zwei Wegen. Rein lokal auf einem Rechner in eurem Betrieb: Dann verlässt kein Datensatz das Haus. Oder in der Cloud: Make läuft in der EU; die KI-Auswertung läuft über Anthropic (USA), abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. Für jeden beteiligten Dienst gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nur in der lokalen Variante bleibt alles im Haus. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie schutzwürdig eure Daten sind — nicht davon, was schneller zu bauen ist.
Gespräche führen wir auf Deutsch, schriftlich geht auch Englisch. Französisch bieten wir nicht an — das sagen wir lieber vorher.
Dreißig Minuten, unverbindlich: Wir schauen uns euren Ablauf an und sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
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