Kein Postfach, in dem alle mitlesen.
Die Anfragen-Triage sortiert E-Mails und Formulare nach Anliegen, beantwortet Standardfälle mit euren freigegebenen Vorlagen und legt den Rest der richtigen Person vor — mit allem Zusammenhang, den sie braucht.
Drei Anfragen, drei Wege
Schaut einmal zu, wie ein Postfach sortiert wird — oder klickt euch selbst durch.
Links das Postfach an einem Dienstagmorgen, rechts die drei Wege hinaus. Was unklar ist, wird nicht geraten — dafür gibt es den dritten Weg.
Wasserschaden in der Halle, wir brauchen heute jemanden vor Ort.
Dringend · StörungWas kostet bei euch die jährliche Wartung für die Anlage von 2021?
Standard · PreisanfrageDer Monteur war jetzt zweimal nicht da. So geht das nicht weiter.
BeschwerdeBeschwerden werden nie automatisch beantwortet. Lieber eine Rückfrage zu viel als eine falsche Antwort raus.
Gemessen an 60 Anfragen: keine ging automatisch raus, die es nicht durfte — und keiner der 20 Fälle wechselte zwischen den Läufen den Weg. Die Zeitangabe ist gerechnet, nicht gemessen.
Abholung heute noch möglich? Die Ware steht ab 14 Uhr bereit.
Dringend · AuftragWas kostet eine Palette nach Antwerpen bei wöchentlicher Abholung?
Standard · PreisanfrageDie Sendung von Dienstag ist immer noch nicht da und niemand meldet sich.
ReklamationDie Frist für die Umsatzsteuer läuft Freitag ab, wir haben noch nichts eingereicht.
Dringend · FristWelche Unterlagen brauchen Sie noch für den Jahresabschluss 2025?
Standard · RückfrageDie letzte Rechnung stimmt nicht, und auf meine Mails kam nie eine Antwort.
BeschwerdeWas passiert, wenn eine Anfrage hereinkommt
Neue Anfrage per E-Mail oder Formular
Angebunden an euer bestehendes Postfach. Ihr müsst nichts umstellen und keine neue Adresse kommunizieren.
System liest und ordnet das Anliegen ein
Nach Inhalt, nicht nach Stichwörtern — und nach euren Regeln. Dazu sagt die KI, wie sicher sie sich ist, und begründet es.
Dringend → sofort an die zuständige Person
Wer bei euch was bekommt, richten wir beim Aufbau ein. Die Nachricht kommt mit Einordnung und Begründung. Beschwerden gehen immer sofort an die Geschäftsleitung.
Standard → beantwortet, sauber abgelegt
Mit festen, von euch freigegebenen Textbausteinen. Jede gesendete Antwort ist protokolliert und nachlesbar.
Unklar → nichts wird geraten, ein Mensch entscheidet
Lieber eine Rückfrage zu viel als eine falsche Antwort raus. Beschwerden werden grundsätzlich nie automatisch beantwortet — die gehen immer direkt an einen Menschen.
Der Unterschied im Alltag
Beantwortet wird nur, was eindeutig ist. Alles Unklare landet sortiert bei euch — mit einer kurzen Einschätzung dazu, worum es geht.
Wann sich diese Automatisierung nicht lohnt
Unter 20 Anfragen pro Woche
Dann ist das Postfach kein Engpass. Wahrscheinlich verliert ihr die Zeit woanders — wir schauen im Erstgespräch, wo.
Jede Anfrage ist ein Einzelfall
Gibt es keine wiederkehrenden Muster, sortiert das System zwar, spart aber wenig. Ehrlicher wäre dann eine andere Automatisierung.
Es gibt keine abgestimmten Antworten
Wenn im Betrieb jeder anders antwortet, klären wir das zuerst gemeinsam. Automatisieren kann man nur, was entschieden ist.
Anhänge werden nicht gelesen. Es ersetzt kein Kundensystem — es sortiert den Posteingang.
Passt das zu eurem Postfach?
30 Minuten, unverbindlich. Wir sagen auch, wenn sich die Automatisierung bei euch nicht rechnet.
Nicht sicher, ob diese Automatisierung der richtige Anfang ist? Der Selbsttest vergleicht sie in zwei Minuten mit den sechs anderen.