Niemand tippt mehr Aufträge ab.
Aufträge und Bestellungen, die per Mail hereinkommen, stehen fertig ausgefüllt zur Freigabe bereit — jedes Feld mit dem wörtlichen Zitat aus der Mail daneben. Eure Leute prüfen und klicken, statt abzutippen. Was nicht in der Mail steht, bleibt leer und rot: geraten wird nichts.
Aus einer Mail wird ein Auftrag zur Freigabe
Schaut einmal zu, wie eine echte Auftragsmail durchläuft — oder klickt euch selbst durch.
Links die Auftragsmail, rechts der Entwurf, den euer Team nur noch prüft. Jedes Feld trägt das wörtliche Zitat, aus dem es stammt — und was nicht in der Mail steht, bleibt leer.
Guten Tag, bitte holt am Donnerstag 3 Paletten bei uns ab und bringt sie nach Aachen. Gewicht ca. 1.500 kg — Achtung, nicht 1.200 wie letzte Woche. Preis wie üblich. Danke und Gruß
Gemessen an 46 Auftragsmails: kein Feld sah richtig aus und war es nicht. Die beiden Zeitangaben sind gerechnet, nicht gemessen.
Guten Tag, hiermit der Auftrag für nächste Woche: Abholung: Di., 01.09., ab 07:00 Uhr Abholort: Raeren, Hauptstraße 12 Lieferort: Lüttich, Rue Saint-Léonard 44 Ware: 8 Gitterboxen, 2.400 kg Avis: erforderlich Preis: nach Tarif Mit freundlichen Grüßen
Bonjour, merci de venir chercher 6 palettes chez nous jeudi 03.09 et de les livrer à Verviers. Poids total environ 1.900 kg. Le prix convenu est de 380 € HT. Cordialement
Was dabei genau passiert
Die Auftragsmail geht in eurem Postfach ein
Angebunden an das Postfach, das ihr ohnehin habt. Ihr müsst nichts umstellen und keine neue Adresse an eure Kunden kommunizieren.
Der Entwurf wird vorausgefüllt — mit Zitat an jedem Feld
Neben jedem Wert steht die Stelle aus der Mail, aus der er stammt. Fließtext, PDF-Formular, Antwortkette oder zwei Sprachen in einer Mail: dafür ist ein Sprachmodell gebaut und keine starre Vorlage.
Zehn Prüfungen laufen über den Entwurf
Passt die Postleitzahl zum Land, liegt der Termin in der Zukunft, passt das Gewicht zur Menge, steckt im Text eine Korrektur? Was auffällt, wird rot — bevor jemand freigibt.
Drei Touren in einer Mail werden drei Entwürfe
Und Mails, die gar kein Auftrag sind — Statusfragen, Reklamationen, Newsletter — stehen sichtbar als „übersprungen" in derselben Liste. Nichts verschwindet still.
Was nicht in der Mail steht, wird nicht erfunden
Ein Preis „wie üblich", eine Menge „wie beim letzten Mal", eine Adresse „kommt noch": Das Feld bleibt leer und rot. Und geschrieben wird ohnehin erst nach dem Klick eines Menschen — kein Wert erreicht euer System, ohne dass ihn jemand gesehen hat.
Der Unterschied im Alltag
Die Automatisierung schreibt nie selbst in euer System. Sie füllt ein Formular vor; geschrieben wird erst nach dem Klick eines Menschen. Wer „vollautomatisch ohne Prüfen" sucht, bekommt das hier bewusst nicht.
Wann sich diese Automatisierung nicht lohnt
Die Aufträge kommen schon strukturiert an
Webshop, EDI oder Kundenportal — dann ist das Abtippen längst weg und es gibt nichts zu gewinnen.
Zwei Aufträge am Tag
Dann ist das Erfassen kein Engpass. Wahrscheinlich verliert ihr die Zeit woanders — wir schauen im Erstgespräch, wo.
Niemand prüft die Entwürfe täglich
Ein Korb, den keiner abarbeitet, ist kein Fortschritt. Die Automatisierung braucht einen Menschen, der freigibt.
Excel-Anhänge und exotische Formate werden nicht gelesen — sie stehen als „nicht gelesen" am Entwurf. Telefon, Fax und WhatsApp bleiben außen vor: Mail ist der Eingang. Eine Empfangsbestätigung an den Kunden verschickt sie bewusst nicht. Und sie kennt eure Stammdaten nicht — „Preis wie üblich" bleibt deshalb leer.
Passt das zu eurem Auftragseingang?
30 Minuten, unverbindlich. Wir sagen auch, wenn sich die Automatisierung bei euch nicht rechnet.
Nicht sicher, ob diese Automatisierung der richtige Anfang ist? Der Selbsttest vergleicht sie in zwei Minuten mit den sechs anderen.